Escopo aberto ou escopo fechado?

Quando se contrata um serviço de TI, implantação ou desenvolvimento, surge sempre uma dúvida: Escopo Aberto ou Escopo Fechado? Embora dificilmente a realização de um projeto aconteça com 100% de acerto, manter os pés no chão para prever as falhas e gerenciar os riscos é uma tarefa que todo Gerente de Projetos deve estar preparado para encontrar a todo o momento.

Vamos descrever melhor no decorrer desse artigo, sobre as diferenças entre Escopo Aberto e Escopo Fechado para ajudar você na hora de tomar uma decisão.

Escopo Fechado

Inicialmente este modelo de contratação traz um escopo elaborado, definindo as funcionalidades e necessidades para a sua execução. Primeiramente esse escopo diminui os riscos, pois é apresentada uma garantia de que o projeto não vai custar além do orçamento proposto. Além disso, torna mais fácil que seja concluído dentro do prazo estipulado no cronograma.

Em outras palavras, só é possível garantir o custo e a entrega do projeto pois ele não será modificado ao longo do caminho. Ou seja, não existe a opção de modificações no projeto. Será entregue exatamente o que foi contratado. Assim sendo, qualquer alteração será adquirida através de um novo contrato, consequentemente um novo projeto.

Empresas optam por esse tipo de contrato na tentativa de transferir os riscos para o Fornecedor, caso o projeto seja mais complexo e o prazo ou escopo não sejam cumpridos. Mas tomar cuidado nesse momento é fundamental, pois, por mais que o contrato tenha que ser concluído, as dificuldades ainda assim acontecerão. Nem o cliente ou o fornecedor conseguem antever todas as necessidades e quais os esforços serão necessários para a implantação do projeto.

Frequentemente essas dificuldades acontecem porque no decorrer do processo o escopo pode sofrer alterações de novos projetos. Outro motivo é que os usuários e/ou os responsáveis podem precisar de novas necessidades percebidas somente no andamento do projeto. Com isso, gerando atraso na aprovação das análises e documentos realizados. Seja como for, estas mudanças de escopo podem ser tornar frequentes, gerando mais reuniões de alinhamento, ou seja, custos extras.

Escopo aberto

Conhecido como projeto sob demanda esse tipo de serviço vem acompanhado às vezes com o receio dos clientes, pelo fato de dúvida em relação à conclusão do trabalho. Afinal, as horas de execução serão realizadas de acordo com a disponibilidade e comprometido entre o cliente e a fornecedora. Sendo assim, medir a quantidade de horas necessária e quanto tempo levará para encerrar o projeto se torna uma tarefa muito difícil e exige muita atenção do gestor ou do gerente de projeto responsável.

Nesse sentido, quando o cliente escolhe esse tipo de projeto um dos pontos relevantes é que, por se tratar de serviço sob demanda, a cobrança e o faturamento estão diretamente ligados à sua execução.

À primeira vista, essa modalidade parece uma vantagem. Afinal, serão necessárias menos reuniões de alinhamento, além disso, o cliente diminui o investimento inicial e não fica preso a parcelamentos que comprometeriam o seu fluxo de caixa. Contudo, deve tomar o cuidado pois no período de faturamento será somado todas as horas realizadas em uma única cobrança. Sendo assim a falta de planejamento e o acúmulo de horas faturadas pode ser prejudicial a saúde financeira da empresa.

No escopo aberto o cliente se responsabiliza pela maior parte do risco. Em primeiro lugar, existe o risco de estourar as horas, porque é mais difícil manter o controle pela falta de definição. Além disso, pode ocorrer um menor comprometimento da equipe, em função do “taxímetro” estar rodando. Sendo assim ,o projeto pode assumir um tempo de entrega maior do que a expectativa inicial.

Escopo Aberto facilita promover modificações

Outra característica comum é a facilidade de promover modificações e novos desenvolvimentos no decorrer do tempo de forma mais flexível de acordo com as necessidades e prioridades do negócio do cliente. Incluir ou eliminar algum item do projeto sem que haja um novo aditivo de contrato, diminuindo o desgaste comercial.

O fato de o escopo ser aberto não quer dizer que não existem garantias de entrega e que não haja um orçamento definido. O contrato do projeto será realizado sob demanda de acordo com escopo pré-definido com a possibilidade de mudanças ao longo do tempo. Essas alterações serão executadas para atender os requisitos de maior valor e prioridade para o negócio do cliente, sem o prazo estabelecido para o projeto.

O melhor é o que te atende

O mais importante na hora de definir a implantação de um projeto é saber o que se encaixa melhor na sua realidade. Conhecer se os seus processos estão bem definidos, se você conhece cada área da sua empresa e as suas necessidades, se sua atividade sofre algum tipo de alteração. Conhecendo a resposta para todas as perguntas você se sentirá mais seguro para escolher e negociar melhor o tipo de escopo.