O que é Escopo de Projeto de Implantação?

Quando uma empresa faz a contratação de um software de gestão empresarial também conhecido como ERP, é necessária a elaboração de um Escopo de Implantação. Com base nas horas de serviço contratadas, será estipulada a melhor forma de utilização, de acordo com as necessidades levantadas junto ao cliente.

O escopo será fundamental para a elaboração do cronograma do projeto com as etapas de implantação. O que determina o escopo do projeto será o entendimento das necessidades, cronograma, treinamento, além dos recursos financeiros.

Vejamos como cada item é determinante para o sucesso de um escopo:

Entendimento das necessidades para definição do Escopo

Antes de elaborar um projeto é necessário que você conheça bem o seu cliente. Isso ajudará a definir se a ferramenta sugerida realmente trará algum benefício, ou se será necessário à utilização mais de um software. Você entenderá se seus usuários estão bem qualificados ou se precisarão receber mais treinamento. 

Desta forma, quando todos os pontos chaves do cliente são bem mapeados, fica mais fácil definir onde terá que investir mais esforço. Desta forma, diminuirá a possibilidade de ter surpresas no decorrer do projeto.

Cronograma

O que determina o início e término de um projeto é o cronograma de implantação. Após a etapa de levantamento de informações é hora de planejar de que forma isso transcorrerá e quanto tempo levará para a conclusão.

Para que a implantação transcorra de forma planejada e ordenada, no escopo será estabelecida a quantidade de horas necessárias para todo o processo. Assim, o cliente terá uma referência para o cliente sobre como será o andamento da implantação e também para o consultor se basear ao implantar o software. Por exemplo, o projeto terá data de início, data de previsão de término e data de término e isso acontecerá para todas as suas fases.

Cada etapa para ser concluída depende do compromisso da empresa contratada e da validação do cliente, pois, ambos precisam cumprir atividades que lhes forem designadas. ;tudo que esta sendo realizado terá sempre o acompanhamento do responsável pelo projeto.

Treinamento afeta o Escopo

Este é um ponto chave para a realização de um projeto com sucesso. Porque se os usuários recebem um bom treinamento conseguem aplicar melhor os seus conhecimentos. O treinamento também diminui o tempo com dúvidas, tornando possível um melhor aproveitamento do sistema, com isso, o tempo poderá ser utilizado em atividades mais estratégicas.

Muitas empresas geralmente não dão a devida atenção para esta fase e consideram como um desperdício de tempo. É de responsabilidade do gestor do projeto alertar ao cliente da sua devida importância.

Atualmente muitas empresas fornecedoras de software na hora de definir o escopo do projeto de implantação separam as horas de consultoria das horas de treinamento, justamente para evitar misturar as fases e que as horas destinadas para os usuários sejam utilizadas da forma mais assertiva.

Recursos Financeiros

A elaboração de um escopo vem acompanhada de um investimento financeiro. Por isso, se planejar para o processo de implantação exige que o cliente conheça bem o seu fluxo de caixa. Em outras palavras, a contratação das horas de implantação está diretamente ligada com a sua disponibilidade financeira.

Assim, determinando a sua capacidade de investimento o cliente e a empresa fornecedora do sistema poderão dividir o escopo em etapas, para viabilizar os pagamentos e flexibilizar a quantidade de serviço proposto.

No escopo constará de forma discriminada cada etapa do processo até a sua conclusão e junto deste, tudo o que será necessário para sua implantação. Assim, caso seja identificada a necessidade de qualquer alteração, será realizada com autorização prévia do cliente, incluindo as novas etapas ou a modificação sugerida. Em conclusão, evite surpresas no decorrer do seu projeto, entenda melhor a capacidade da sua empresa e saiba o momento certo para a execução do escopo planejado.

Depois de elaborado o escopo, está tudo pronto para iniciar o projeto de implantação. Nesse sentido, é muito importante que a sua empresa tenha um gerente de projetos. Se quiser saber mais sobre a importância do Gerente de Projetos, leia o artigo que escrevemos aqui no blog.